7 نكته ي ارتباطي براي مديران
۷ اصل اوليه ارتباطي:
1– شنونده بهتري باشيد.
به كاركنان توجه نماييد. اين مسئله آسان مي نمايد ولي به قول ماورين دولان روزن از يك مركز مشاوره منابع انساني در چيپل هيل N.C. مهارت در شنيدن يك گير اصلي براي همه مديران است. در ميان مسائلي كه خانم روزن در كارگاه هاي آموزشي اش معمولا به آن اشاره مي كند مربوط به يكي از مديران سابقش مي باشد كه با مهارت هاي فوق العاده در جلسات دست بر زيرچانه مي گذاشت و با چشم هاي بسته وانمود به شنيدن با دقت به صحبت هاي حضار مي نمود ولي در اصل من متوجه شدم كه ايشان به رفع خستگي و احيانا يك خواب كوتاه فرو مي رفت.
2- به كاركنان خود زمان اختصاص دهيد.
مسئله مهم در اين مورد تشكيل جلسات دونفره منظم با اعضاء گروهتان مي باشد و حتا اگر كارمندان در خارج از مركز خدمت مي كنند اين جلسات را از طريق تلفن تشكيل دهيد. اگر اين امر به صورت هفتگي امكان پذيرفت، اين كار را دو بار در ماه انجام دهيد. در طول جلسه تلفن هاي غيرضرروي به شما وصل نشود و بدين طريق به كاركنانتان نشان دهيد كه شما توجه كامل به جلسه داريد. راجع به روش ها و اهداف كاري صحبت كنيد و به خصوص به آن ها اطلاع دهيد كه چه تصويري از رشدكاري ايشان داريد و درعين حال فشار كاري خود را به ايشان نشان دهيد.
3- اخبار جديد را به صورت مؤثر در سرتاسر سازمان منتشرنماييد.
شايد سخت باشد كه يك مدير ارشد نخواهد از چگونگي اطلاعات سرايت شده به كاركنان سطوح زيرين مطلع شود و از طرف ديگر روند چك كردن ميزان آگاهي كاركنان زيرين به صورت مداوم ناممكن است، ولي با تأثيرگذاري روي كاركنان سطح زيري خود و انتخاب افرادي كه بيشترين حد از مطلب را گرفته اند به عنوان عاملين انتشار اخبار در تمام سطح و حذف واسطه سازي از سوءتفاهمات و تغييرات احتمالي در اخبار جلوگيري خواهيد نمود.
4 – همه كاركنان را از ارزش هاي موردنظر خود كاملا آگاه نماييد.
بگذاريد همه كاركنانتان بدانند شما كه هستيد و به چه هدفي كارمي كنيد تنها در اين صورت است كه آن ها مي توانند خود به راحتي تصميمات درست بگيرند و شما ديگر به عنوان مدير، آن ها را براي رشد بيشتر خودشان و سازمان، آزادبگذاريد و تنها به تذكر موارد احتمالي خود اكتفانماييد.
5- به كاركنان بازخورد منظم دهيد و از سوپريز كردنشان جلوگيري كنيد.
مديريت منطقي كاركنان، يعني تلاش براي بهبود قدم به قدم كاركنان با بازخورد منظم و مديريت احساسي، يعني از دست دادن كنترل و دادن بازخوردهاي آني، شكننده و تنش زا به كاركنان و عدم كمك به پيشرفت ايشان.
6 – در سخنراني خود در جمع كاركنان تا حد ممكن تأثيرگذار باشيد.
تنها در صحبت هاي گروهي به خصوص در مواقع حساس براي مؤسسه است كه مديران، اعتبار و لياقت خود را در ديد كاركنان ايجادنمايند.
7- خود را در پس ارتباطات كتبي پنهان ننماييد اگرچه ابزاري بسيار مهم در ارتباطات است.
با اين وجود مواردي كه داراي حساسيت خاص مي باشند بهتراست به صورت حضوري و حداقل تلفني انجام پذيرد.
چگونه خود را ارزيابي كنيم؟
آيا به نظرتان بايد از كاركنانتان بازخورد عملكرد خود را خواهان شويد؟ دقيقا! اين باعث ايجاد صميميت مي شود و باعث ساختن چهره بهتري از شما به عنوان مدير مي شود. چگونه مي توان چنين بازخوردي را خواستارشد؟ تجارت هاي بزرگ مثل مايكروسافت فرم هاي ساليانه بازخورد مديريت را طراحي نموده اند كه توسط كاركنان و در صورت تمايل به صورت ناشناس تكميل مي گردد. در صورتي كه گروه شما از كاركنان دائم تشكيل شده اند، من به شما پيشنهادمي كنم تلاش كنيد تا به صورت شخصي مداوما از آن ها بازخورد بگيريد. هنگام صحبت با كاركنانتان سعي درشوخ طبع بودن داشته باشيد و خود را به شنيدن مطالب هميشه علاقه مند كنيد. حالا اگر مشكل به حرف آوردن كاركنان باشد چه بايدكرد؟ گرفتن بازخورد در اوقات غيركاري مي باشد زيرا در اين زمان كاركنان بيشتر و بهتر مي توانند به يكديگر اعتمادكنند و بهتراست موضوع را به صورت غيررسمي و مشتاقانه مطرح نماييد. مثلا بگوييد: آيا در مورد كار من ايده اي در ذهن داري؟ و با فراغ خيال به وي گوش فرادهيد چون در اوقات فراغت شنيدن نيز راحت تر است.