دوازده قانونطلائي مديريتپروژه
قانون اول: بايد به اجماعي روي اهداف و نتايج پروژه برسي!
اگر ندانيد كه قراراست چهچيز را بهاتمام برسانيد، اگر ندانيد چهچيزي بايد تحويلشود، بعيداست كه خروجي ارزشمندي ارائهدهيد. پروژهاي كه نتايج آن شفاف نيست، محكوم به شكست است. اولين قدم در راه موفقيت پروژه، تعريف و تعيين دقيق اهداف پروژهاست؛ اهدافي كه همهي افراد مهمدرگير در پروژه روي آن اتفاقنظر داشتهباشند. اين تنها كافينيست كه شما بدانيد چهكاري ميخواهيد انجامدهيد، افرادكليدي، حاميان پروژه و اعضاي پروژه نيز بايد به آنچه ميخواهند انجامدهند، معتقدباشند و آنرا پذيرفتهباشند.
قانون دوم: بايد بهترين تيمپروژهاي را كه ميتواني، بسازي!
گروهي از افراد ماهر، شايسته و خوب سازماندهيشده، لازمهي موفقيت پروژه است. تشكيل تيمخوب پروژه با انتخاب افرادي توسط مديرپروژه آغازميشود. در انتخاب افراد، بهخصوص در مورد پروژههاي بديع، بايد به هوش و قدرت و سرعت يادگيري آنان بيشاز تجربه بهاداد. افراد بايد توان كاركردن در تيم را داشتهباشند و به جايگاهي مناسب در تيم دستيابند. آنان بايد حينكار، تنها متوجه كار باشند، نه درگيريهاي شخصي. گاهي لازماست افراد براي انجام درست كارشان آموزشببينند. افراد بايد بتوانند درطول مدتزمان اجرايپروژه،با علاقه كار را دنبالكنند، ازاينروست كه مديرپروژه بايد راهكارهاي لازم براي افزايش انگيزهي اعضاي تيم پروژهاش را بداند.
قانون سوم: برنامهاي فراگير و مناسب رشد و ترقي تهيه و آنرا بهروز نگاهدار!
يك برنامهي كامل، مركز موفقيت پروژه است. اين سند، محل ارتباط و فرماندهيِ كل نيروها، منابع و زمانهاي پروژه است.بدون برنامه نميتوان يك تيم را براي دستيابي به اهداف راهبريكرد. بيشك ساخت يك برنامه بهتنهايي كافي نيست، چراكه مدير نميتواند آينده را پيشبينيكند، ازاينروست كه برنامهي پروژه، ممكن است بارها و بارها تغييريابد. دلايل اين تغييرات، كشف حقايق جديد نسبت به واقعيات پروژه، بهمرور زمان و تغيير ذهن و نيازهاي افراد مهمدرگير است. گاهي نيز، تغيير محدودهي پروژه يا تغييرطرح نيز سبب نياز به اين اصلاحات ميشوند.
قانون چهارم: ميزان منابع موردنياز، انسان و تجهيرات، را محاسبهكن!
بدون نفرات، تجهيزات، ابزار و سرمايهي كافي، هيچراهي براي انجام تعهدات در موعدمقرر وجودندارد. مدير بايد توانايي تامين منابعانساني موردنياز پروژهي خودرا داشتهباشد، درغيراينصورت بايد اثرات ناشي از كمبود منابع را بررسيكرده، آنها را بهاطلاع افرادكليدي پروژه برساند. تامين منابعكافي براي يك پروژه، يكي از سختترين وظايف مديرانپروژهها در ايران است.
قانون پنجم: زمانبندي واقعبينانهاي تهيهكن!
بدون زمانبندي مناسب، قبلاز آنكه كاري انجامشدهباشد، به موعدتحويل ميرسيد! مديرميتواند باصرف هزينهي بيشتر منابع، انسان و ابزار، بيشتري تامينكند؛ اما زمان را نميتواند بههيچشكلي تهيهكند! تقريباً اغلب مديران ناموفق پروژه اعتبار خودرا بهدليل رعايتنكردن زمان و تحويل ندادن بهموقع نتايج ازدستدادهاند.
قانون ششم: سعينكن بيش از آنچه قراراست انجامشود، انجامدهي!
البته اين بهمعناي آن نيست كه مدير كمتر از آنچه انتظارميرود، تحويلدهد؛ بلكه بايد دقيقاً چهارچوبهاي محدودهي پروژه را در زمان، كيفيت و هزينه، رعايتكند. مدير درابتدا به تعريفدقيق محدودهي پروژه پرداخته، آنرا به تاييد افراد كليدي ميرساند.مثلاً ساخت يكپاركينگ پنجطبقه در ميدانانقلاب تا ابتداي سال 83، يكپروژه است. اما اين پاركينگ ميتواند از قطعات پيشساختهي فلزي تهيهشود يا آنكه با ستونهاي محكم بتونآرمه. ميتواند از يك تا دهها خروجي داشتهباشد! و... .
پيشاز آغاز هرپروژهاي، اهداف و نتايج پاياني بايد به تاييد همگان برسد. كليهي افراد درگير در پروژه بايد نسبت آنچه انجامميدهند اطلاعات كافي داشتهباشند تا بتوانند بهدرستي وظايفشان را بهانجام برسانند. طراحي شيوه و روشي براي گردش مناسب اطلاعات در پروژه بين كليهي افراد درگير، يكياز وظايف مهم مدير پروژه است.
قانون هفتم: نقش افراد را بهخاطر بسپار!
برخي مديرانپروژه، در طول اجراي پروژه فراموشميكنند كه اساساً پروژه براي مردم انجامميشود و نتايج آن قراراست در خدمت مردم باشد. موفقيت پروژه بستگي به نظر مردم دارد؛ براي آنكه مدير پروژهي موفقي باشيد بايد خودرا مطابق نظر مردم و بااولويتهاي انها هماهنگ سازيد. فراموشنكنيد كه: مردم پروژه را مديريتميكنند، آنها قسمتاعظم كاررا انجام ميدهند و مردم هستند كه از نتايج پاياني خوشحال يا ناراحت ميشوند.
اغلب پروژهها براي مردم، چهآنها كه مستقيماً در تيمساخت پروژه درگيرند چه سايرين، فشارهاي عصبي ايجادميكند، چراكه گروهي از كارهاي نو است كه تاثير نتايج آن بر زندگيشان هنوز مشخصنيست. بدنيست بدانيد، اگر نتايج پاياني پروژه بهضرر مردم باشد،اغلب با شكست مواجهميشود!
قانون هشتم: حمايت مداوم مديريتسازمان و افرادكليدي را بهدستآور!
لازماست مدير پيشاز آغاز كار حمايت افرادمهمدرگير پروژه را بهدستآورد. مهارت كلامي و قدرتچانهزني بالا، اينجاست كه خودنمايي ميكند. اينقانون شبيه قانون اول، اما فراتر از آن است؛ مدير دراينجا نهتنها نظر مثبت ايشان را جلبميكند، كه آنها را راضيميكند گاهي از نفوذ يا قدرت خود براي پيشبرد كارهاي پروژه استفادهكنند.
قانون نهم: منتظر و مترصد تغييرات باش!
اين قانون دركنار قانون سوم معنادارد. پروژه همواره درمعرض تغييرات گونان است؛ تغييرات محيطي، تغيير نيازها، تغيير روش و انبوه تغييرات ديگري كه ممكناست براي پروژه رخدهد. مدير نبايد منتظر تغييرات بماند و پساز رخدادن نسبت بهآنها واكنش عكسالعملي نشاندهد، بهتراست مديران بياموزند كه نسبت به تغييرات پيشدستيكنند؛ مديرانموفق خود عامل ايجاد تغييرند.
تغيير يك اصل در دنياي پرشتاب امروز است. مقابله با تغييرات و اقدامات مناسب درقبال آنها هنر مدير و برنامهريزان پروژه را مشخصميكند. چگونگي عمل آنها درقبال تغييرات و انعطافپذيري برنامه، پروژه را بهسوي موفقيت يا شكست راهبريميكند. بهيادداشتهباشيد كه جهتدهي تغيير، مطابق امكانات تيمپروژه، مي تواند نجاتدهندهي مدير و پروژهاش باشد؛ اگر منتظر تغييربمانيد و بعد عكسالعمل نشاندهيد، زمان زيادي را ازدستخواهيدداد. چشمان خود را براي مشاهدهي تغييرات بيشازپيش بازبگذاريد!
قانون دهم: افراد را ازآنچه تاكنون انجامدادهاي مطلعكن!
مديربايد كليهي افراد مهمدرگير درپروژه را از پيشرفت، مشكلات و تغييرات پروژه آگاهسازد. او بايد از اين قانون ساده پيرويكند: آگاهسازي افراد از همهچيز! مهمترين قانون در دنياي كار، راستگويي و صداقت است. بهتراست درمواجه با مشكلات حقيقت را با افرادكليدي درميان گذاريد و از آنان در حلمشكلات راهنمايي و حمايت بخواهيد.
قانون يازدهم: مبدع كارهاي نو و روشهاي نو باش!
پروژه يعني كارنو! ازآنجاكه تقريباً تمام پروژهها در نتايج، تيمپروژه، اهداف، انتظارات و زمان متفاوتند، بايد مترصد استفاده از روشهاي نو، ابزار نو، نرمافزارهاي جديد و افراد و متخصصينجديد بود. روشهايي كه در گذشته موجب رشد و پيشرفت شدهاند ممكناست نتوانند راهگشاي مشكلات حال شما باشند.
قانون دوازدهم: رهبر پروژه باش.
راهبري پروژه، كار سختي است. رهبري افراد درميان مسيري نو و ناآشنا بهسوي اهداف نو، بسيار مشكل است. رهبري هنري است كه بهشكل ذاتي در برخي وجوددارد، تنها مطالعهي كتب مديريت كافي نيست؛ مديريت تنها خواندن گزارشهاي نظارتي، تاييد يا رد پيشنهادات يا صدور فرمانهاي لازم در قبال تغييرات، نيست؛ مديريت، فراتر ازاينها، در همراه بودن با تيمپروژه و ايجاد انگيزه در آنها نهفته است.
مدير بايد بتواند افراد مختلف با سليقه و افكار مختلف را، براي دستيابي به يك هدف واحد گردهم آورد و تا پايان پروژه در كنار يكديگر نگاهدارد. شايد تشكيل تيم آسان باشد، اما مهم نگاهداري تيم تا پايان پروژه است.
درنگاهاول عمل به اين قوانين مشكل بهنظرميرسد، اما موفقيت يا شكست پروژه در عمل به اين موارد نهفته است. اساس دانش مديريتپروژه برمبناي همين دوازدهقانونطلايي، پيريزيشدهاست. توجه به اين قوانين نشانميدهد كه مديريتپروژه، همان مديريت است كه اينبار برمبناي پروژه ظهوركردهاست. درنهايت كليهي تكنيكهاي مديريت از يكسري اصول پيرويميكنند و با شناخت آنها و اضافه کردن ويژگيهاي خاص پروژههاست که ميتوان پروژه را بهخوبي مديريتکرد.
غلامحسين صابري
جمع آوری : محمد دولت آبادی
www.dolatabady.persianblog.com